Teamassistenz/Office Manager (m/w/d)

Du hast bereits Erfahrungen als Office Manager:in gesammelt und verstehst die typischen Aufgaben im täglichen Bürobetrieb gut für Dich zu strukturieren, zu organisieren und dabei konzentriert abzuarbeiten. Die Arbeitsweisen anderer Abteilungen, wie HR, Marketing und der Buchhaltung sind Dir vertraut und Du kannst sie mit Deiner täglichen Arbeit unterstützen.

Wir entwickeln intelligente Softwarelösungen, die nicht nur verwalten und automatisieren, sondern auch Einblicke in und Erkenntnisse aus Daten schaffen und somit Vorhersagen treffen. Im Zentrum steht die Künstliche Intelligenz (KI).

In interdisziplinären Teams, die sich aus den Kompetenzbereichen Software Engineering, Data Science und Projektmanagement zusammensetzen, gestalten wir gemeinsam die Zukunft!

• Du kümmerst Dich darum, dass der Standort funktional und optisch immer in einem attraktiven Zustand ist, und koordinierst die dafür notwendigen externen Dienstleister
• Organisation der allgemeinen Sekretariats- und Büroabläufe, wie Postbearbeitung und -verteilung und Telefondienst
• Du unterstützt die Kolleg:innen bei ihrer Reisevorbereitung (z. B. Hotel- und Reisebuchung) und verantwortest die Reisekostenabrechnung (Belegerfassung, Belegprüfung)
• Du erstellst Auswertungen z. B. mit MS-Excel und übernimmst auch Rechercheaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
• Vorbereitung und Nachbereitung der Meeting- und Workshopräume (u. a. Bewirtung)
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Events wie Mitarbeiterveranstaltungen und Schulungen
• Unterstützung HR und Buchhaltung in Themen wie Arbeitsmittelausgabe und - Rückgabe, Belegprüfung/Abgleich mit Bestellungen/Lieferscheinen etc.
• Die Koordination und Durchführung des Bestellwesen liegen bei Dir
• Unterstützung bei Spezialthemen z. B. Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

• Du besitzt eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine ähnliche Qualifikation/Berufserfahrung
• Du hast bereits erste Erfahrungen als Office Manager:in, Sekretär:in oder Assistent:in gesammelt
• Der Umgang mit typischer Software ist Dir vertraut (MS-Word, MS-Excel, Outlook, …)
• Du arbeitest strukturiert und man fragt Dich gerne nach Hilfe
• Dein Auftreten gegenüber Kunden und Mitarbeitenden ist stets professionell und zielorientiert
• Du sprichst fließend Deutsch
• Idealerweise hast Du bereits früher mit Abteilungen wie HR, Buchhaltung und Marketing zusammengearbeitet

• Diese Position kann als 4 oder 5 Tage Woche ausgeübt und somit in Teilzeit so wie in Vollzeit besetzt werden
• Die Kernarbeitszeit bei dieser Position an den Bürotagen liegt zwischen 9-15 Uhr
• Mobiles Arbeiten nach Absprache im Team auch mal möglich
• Wir fordern und fördern Selbstständigkeit und Eigeninitiative. Wir verfolgen gemeinsame Ziele und lernen und entwickeln uns stetig weiter – jeder für sich und gemeinsam im Team!
• Wir arbeiten in Teams und nicht in Abteilungen oder Hierarchien, das hält uns flexibel und produktiv!
• Wir wollen mit euch und euren Familien feiern! Hierfür gibt es Teamevents, Weihnachtsfeier, Grillevents und Sommerfest.
• 30 Tage Urlaub stehen Dir zur Verfügung und für besondere Anlässe gibt es zusätzliche freie Tage
• Durch eine sehr gute ÖPNV Anbindung und kostenlose Parkplätze erreichst Du Dein Büro stressfrei
• Das ist noch nicht alles – wir haben Dich neugierig gemacht und Du willst mehr erfahren? Hier geht es weiter: Karriere

Schreib uns einfach eine kurze Mail an jobs@neusta-sd-west.de und wir melden uns bei Dir! Deine Bewerbung schickst Du uns bitte über unser Bewerberformular, wir freuen uns!